Plantilla: política de IA para tu empresa
Esta es la plantilla que acompaña al artículo Gobernanza de la IA: lo que tu empresa necesita (y no es un comité). Cópiala en un documento, rellena los huecos marcados con [corchetes] y tendrás la política de IA de tu empresa en una tarde.
Incluye cuatro piezas:
- La política de una página, para rellenar.
- Un ejemplo ya rellenado.
- La encuesta anónima para la primera semana.
- La lista de control para conectar la IA a tus herramientas.
Esta plantilla es una guía práctica, no asesoramiento legal. Si usas IA para decidir sobre personas (selección, créditos, evaluación), consúltalo con un especialista.
1. Política de uso de IA de [Nombre de la empresa]
Versión: [1.0] · Fecha: [dd/mm/aaaa] · Próxima revisión: [dentro de 3 meses] Responsable: [Nombre y apellidos] · Contacto para dudas: [email o canal]
Para qué sirve esta política
Queremos que uses la IA para trabajar mejor. Esta página te dice qué herramientas puedes usar, con qué información y qué hay que revisar antes de que algo salga de la empresa. Si tienes una duda que no está aquí, pregunta a [responsable] antes de hacerlo.
1. Herramientas aprobadas
Solo estas, y siempre con la cuenta de empresa:
| Herramienta | Para qué | Cuenta |
|---|---|---|
| [p. ej. Claude / ChatGPT / Gemini] | [redactar, resumir, analizar] | [cuenta de empresa de cada persona] |
| [herramienta 2] | [uso] | [cuenta] |
| [herramienta 3] | [uso] | [cuenta] |
Si la empresa no paga la cuenta, no es una herramienta aprobada. ¿Quieres probar otra? Pídelo a [responsable].
2. Qué información puede entrar (el semáforo)
- 🟢 Verde, sin problema: información pública. [Web, artículos publicados, notas de prensa, catálogo.]
- 🟡 Ámbar, solo en herramientas aprobadas: información interna. [Documentos internos, estrategia, cifras de negocio, presupuestos.]
- 🔴 Rojo, nunca: [datos personales de clientes y empleados, contraseñas y accesos, contratos confidenciales, datos de salud o bancarios.]
¿Dudas si algo es ámbar o rojo? Trátalo como rojo.
3. Qué hay que revisar
Una persona revisa antes de que salga:
- Todo lo que llega a un cliente o se publica.
- Todo lo que incluye cifras, precios o fechas.
- Todo lo que tiene consecuencias legales o contractuales.
- [Otros casos de tu empresa.]
Quien envía o firma es responsable del contenido, lo haya escrito una persona o una IA.
4. Cuándo avisar de que es IA
- Si un cliente habla con un chatbot, tiene que quedar claro que es una IA.
- Si publicamos imágenes, vídeo o audio realistas creados o alterados con IA que puedan pasar por reales, lo indicamos.
- En los demás casos, avisamos siempre que el cliente pueda sentirse engañado si se entera después.
5. Formación
- Una sesión de [1 hora] al año para todo el equipo, y otra al incorporarse.
- La organiza [responsable]. Se guarda la lista de asistentes.
6. IA conectada a nuestras herramientas
Ningún asistente se conecta a [CRM, correo, Drive, facturación…] sin la aprobación de [responsable]. Antes se revisa la lista de control de esta plantilla.
7. Si algo sale mal
Si has pegado algo en rojo, o la IA ha hecho algo que no debía, avisa a [responsable] en el momento. No pasa nada por equivocarse; sí por esconderlo.
2. Ejemplo rellenado
Una agencia de marketing ficticia de 20 personas.
Política de uso de IA de Agencia Norte · Versión 1.0 · Responsable: Laura Gómez (directora de operaciones) · Dudas: canal #ia en el chat interno
Herramientas aprobadas: Claude Team (redactar, resumir, analizar), Pictulab (imágenes para campañas) y la transcripción de reuniones de nuestra videoconferencia. Todas con cuenta de empresa.
Semáforo:
- 🟢 Webs y redes de clientes, artículos publicados, tendencias de mercado.
- 🟡 Briefings, propuestas, presupuestos y resultados de campañas, solo en Claude Team.
- 🔴 Bases de datos de clientes finales, datos de empleados, accesos a cuentas publicitarias y contratos.
Revisión: toda pieza para un cliente la revisa el responsable de la cuenta antes de enviarla. Las cifras de resultados, además, se contrastan con el panel de origen.
Transparencia: las imágenes realistas creadas con IA para campañas se comunican al cliente en la entrega. No usamos chatbots de cara al público.
Formación: sesión de una hora en enero y en cada incorporación.
IA conectada: Pictulab está conectado a Claude con acceso a la carpeta de campañas. Nada más, de momento.
3. Encuesta anónima para la semana 1
Cópiala en Google Forms, Microsoft Forms o la herramienta que uséis. Que sea anónima: si no, nadie contará la verdad.
Estamos preparando nuestra política de IA y queremos partir de cómo trabajáis de verdad. Es anónimo y no hay respuestas malas.
1. ¿Qué herramientas de IA usas para trabajar? (marca todas) ChatGPT · Claude · Gemini · Copilot · Otras: ______ · Ninguna
2. ¿Para qué las usas? (marca todas) Redactar textos · Resumir documentos o reuniones · Analizar datos · Crear imágenes · Programar · Otros: ______
3. ¿Con qué cuenta? Personal y gratuita · Personal de pago · De la empresa · No lo sé
Con estas tres respuestas sabrás qué herramientas aprobar primero y cuánta información está saliendo por cuentas personales.
4. Lista de control: conectar la IA a una herramienta
Para cada conexión (CRM, correo, Drive, facturación…), responde antes de activarla:
| # | Pregunta | ✔ |
|---|---|---|
| 1 | ¿Es el conector oficial del proveedor de la herramienta? | ☐ |
| 2 | ¿Se entra iniciando sesión con la cuenta, como en “Entrar con Google”, y no con claves pegadas en un fichero? | ☐ |
| 3 | ¿Tiene solo los permisos necesarios? Si basta con leer, que no pueda crear ni borrar. | ☐ |
| 4 | ¿Pide confirmación antes de gastar dinero, enviar algo a un cliente o borrar? | ☐ |
| 5 | ¿Se ve cuánto cuesta cada acción antes de ejecutarla? | ☐ |
| 6 | ¿Se puede desconectar en un clic, y sabemos quién lo hace? | ☐ |
| 7 | ¿Está apuntada en la lista de herramientas aprobadas? | ☐ |
Si alguna respuesta es “no”, la conexión espera.
Calendario legal en una tabla
| Fecha | Qué aplica |
|---|---|
| Febrero 2025 | Prohibición de los usos de IA inaceptables. Obligación de formar al equipo. |
| Julio 2026 | Reforma del reglamento: la formación pasa a ser “tomar medidas para apoyarla”. |
| Agosto 2026 | Transparencia: chatbots, deepfakes y textos de interés público sin revisión humana. |
| Diciembre 2027 | Obligaciones estrictas para la IA de alto riesgo: selección de personal, créditos, educación… |
Fuentes y explicación completa en el artículo sobre gobernanza de la IA.